Implementación de sistemas de información en las instituciones

Las instituciones educativas ven la necesidad de contar con sistemas de información integrados para sistematizar y centralizar la información, tenerla disponible en tiempo y espacio, sistemas que generen datos estadísticos claves para la toma de decisiones y que a su vez permitan una interacción social entre la comunidad académica.

Por lo anterior, es importante que la institución cuente con un sistema de información que se adecue a sus necesidades y procesos institucionales, no al contrario. Para el diseño, la implementación, capacitación y actualización del sistema de información integrado se hace necesario involucrar al personal implicado; puesto que esta herramienta va de la mano de cambios en la gestión de procesos y si no se involucra y se capacita al personal puede generar rechazo o reprocesos. 

Adicionalmente, se hace necesario hacer una revisión periódica y ajustes al sistema que permita incluir los cambios que van surgiendo en los procesos.

Un no muy buen ejemplo de esto es el rechazo a la plataforma que el Ministerio de Educación Nacional diseñó para la implementación de la nueva normativa, el Decreto 1330 de 2019 y la Resolución 21795 de 2020 - el Nuevo Saces-, donde las instituciones de educación superior no la vieron con muy buenos ojos puesto que en corto tiempo ha sufrido cambios considerables, adicionalmente “ hay IES que no encuentran la información allí registrada, se dice que los propios funcionarios del Ministerio y de Conaces no saben dónde está, y hay enormes confusiones sobre cómo actuar [...] Lo que se presentó como una forma más práctica y ágil para el trámite se ha convertido en un dolor de cabeza…” (Observatorio de la Universidad Colombiana, 2022). Si bien es una plataforma nueva y se entiende que puede tener ajustes, estos inconvenientes se hubiesen podido sobrellevar si se hubiese involucrado más a las instituciones de educación superior. 

Por: Laura Marín.